Налоговая запросила документы. Отвечаем грамотно и в срок

Одним из контрольных мероприятий ИФНС является запрос документов (информации) у налогоплательщиков.

Если налоговый орган запрашивает у вас какие-либо документы или информацию, то он выставляет требование в соответствии со ст. 93, ст. 93.1 НК РФ. Форма требования об истребовании документов (информации) рекомендована Приказом ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@.

В требованиях обязательно должен быть указан конкретный перечень необходимых документов и основания для истребования.

Требования выставляются:

- в связи с проведением проверки в отношении налогоплательщика,

- в связи с проведением проверки в отношении контрагентов налогоплательщика,

- вне рамок проверки.

Также с 1 апреля 2020 года налоговый орган может истребовать документы и информацию по ст. 93.1 НК РФ в рамках процедуры взыскания крупных налоговых недоимок.

В случае когда налоговая проверка проводится в отношении ваших контрагентов, вместе с требованием вам обязательно должно быть направлено поручение об истребовании документов, выставленное инспекцией, где состоит на учете контрагент.

Срок предоставления указан в самом требовании и составляет:

- 10 рабочих дней, если запрашиваются документы в рамках налоговых проверок (камеральных, выездных) в отношении самого налогоплательщика;

- пять рабочих дней – в рамках налоговых проверок в отношении контрагентов;

- 10 рабочих дней – по конкретной сделке.

Очень важно соблюдать сроки, так как за непредставление в установленный срок или неправомерный отказ в предоставлении истребуемых документов предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафа:

- 200 руб. за каждый непредставленный документ, если запрашиваются документы в рамках проверки самого налогоплательщика (п. 1 ст. 126 НК РФ);

- 10 000 руб., независимо от количества истребуемых документов, если документы запрашиваются в рамках проверки контрагента или по конкретной сделке (п. 2 ст. 126 НК РФ).

За неправомерный отказ или несвоевременное предоставление информации предусмотрен штраф в соответствии со ст. 129.1 НК РФ:

- 5 000 руб., если деяние совершено впервые;

- 20 000 руб., если компания допустила нарушение повторно в течение одного года.

Необходимо помнить, что, если вы не представите как документы, так и информацию о контрагенте, налоговики могут оштрафовать вас одновременно по двум статьям – ст. 126, ст. 129.1 НК РФ.

Данной позиции придерживаются и суды (решение АС ВСО от 12.11.18 № А33-16694/2017).

Также за непредставление запрашиваемых налоговым органом документов к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ может быть привлечено должностное лицо организации.

Если в рамках выездной налоговой проверки вы не предоставите документы по требованию, то на основании ст. 94 НК РФ налоговый орган может произвести выемку документов и предметов.

Вы можете избежать штрафных санкции, если требования ИФНС оформлены с нарушением налогового законодательства.

Например:

- вы получили поручение об истребовании документов в отношении контрагента без выставления требования;

- в требовании не обозначено, на основании какого контрольного мероприятия возникла необходимость в представлении информации или документов;

- при истребовании данных об определенной сделке не указаны сведения, позволяющие однозначно идентифицировать эту сделку и т.д.

При этом, если вы увидели, что требование составлено с ошибками, нужно не игнорировать ошибочный запрос, а направить мотивированный отказ со ссылками на положения НК РФ.

Если объем запрошенных у вас документов очень велик или по каким-то иным объективным обстоятельствам вы не в состоянии исполнить указание налоговиков вовремя, вы можете ходатайствовать о продлении срока (п. 3 ст. 93 НК РФ). Направить такой запрос необходимо не позднее дня, следующего за днем получения требования.

Если вы по каким-либо причинам не смогли исполнить требование ИФНС и вам выставили штраф, то необходимо внимательно изучить ситуацию и проконсультироваться с квалифицированными юристами, возможно, штраф удастся снизить в разы. В своих возражениях можно заявить о наличии смягчающих обстоятельств на основании ст. 112 НК РФ.

Часто бывает, что налоговый орган запрашивает оборотно-сальдовые ведомости, карточки всех счетов, налоговые регистры, акты инвентаризации, расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности и прочее. В требовании указывается, что данные документы (информация) запрашивается «вне рамок проверки».

При этом в соответствии со ст. 93.1 НК РФ налоговая инспекция вне рамок проведения налоговой проверки вправе требовать только те документы, которые касаются конкретной сделки.

Если налоговый орган вне рамок проведения проверок запрашивает документы без признаков идентификации и эти сведения не связаны с конкретными контрагентами, то такие требования не соответствуют налоговому законодательству, и на основании пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ вы вправе не выполнять неправомерные требования налоговых органов.

В установленный срок необходимо отправить ответ о том, что вы не уклоняетесь от предоставления документов или информации, но просите привести данные требования в соответствие с законом в целях обеспечения возможности исполнить их.

Часто бывают случаи, когда налоговый орган запрашивает документы и информацию, которые относятся к годам более чем трехлетней давности.

Нормы ст. 93.1 НК РФ не содержат никаких ограничений по истребованию документации о контрагентах или конкретных сделках — ни по количеству, ни по периоду, ни по частоте.

Налогоплательщик в соответствии с пп. 8 п.1 ст. 23 НК РФ обязан хранить документацию по бухгалтерскому и налоговому учету, а также другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение пяти лет, иначе за неправомерное непредставление документов ИФНС может оштрафовать.

Таким образом, для того чтобы у налогового органа было право требовать от налогоплательщика документы и информацию, поручения об истребовании документов и требования о предоставлении документов должны соответствовать всем нормам, устанавливаемым налоговым законодательством.