Восстановление кадрового учета: порядок в делах и отсутствие ответственности

Текущий год помимо прочего характеризуется изобилием законодательных изменений и нововведений, не обошли они стороной и сферу трудовых отношений. Бизнес также в этом году стал больше уделять внимание кадровому учету, понимая серьезность последствий ненадлежащего ведения. В некоторых ситуациях, если кадровый учет не велся должным образом, например из-за отсутствия или некомпетентности кадровой службы, единственным выходом является восстановление кадрового учета. О некоторых аспектах данной процедуры  расскажет директор департамента кадрового консалтинга АКГ «Базис» Ольга Еремеева.

– Ольга, скажите, кому требуется восстановление кадрового учета и с наступлением каких обстоятельств может возникнуть необходимость такая необходимость?

– Начну с того, что кадровый учет представляет собой деятельность по разработке, оформлению и ведению документации по персоналу. К сожалению, еще не все организации ведут его, как того требует действующее законодательство, отводя ему второстепенную роль. Это, безусловно, приводит к тому, что кадровый учет постепенно переходит в запущенное состояние. Восстановить и привести его в соответствие с требованиями закона – задача более сложная и трудоемкая, чем изначальное его надлежащее ведение. Сказать, что существует какой-то исчерпывающий перечень обстоятельств, являющихся основанием для восстановления кадрового учета, нельзя. Поводов для данной процедуры может быть огромное количество. Для примера можно привести основные ситуации:

• если ранее ведение кадрового учета было прервано;
• в организации отсутствует кадровик;
• проверяющие органы выявили грубые ошибки в формах его ведения или проверку еще только предстоит пройти;
• в организации часто возникают трудовые конфликты,
• документация утеряна.

В грамотном ведении кадрового учета заинтересованы собственник бизнеса, его руководитель (исполнительный орган), специалист по кадрам в организации и, конечно, сам работник (сотрудник). Можно сказать, что те же самые лица нуждаются и в восстановлении кадрового учета. «Формальным» заказчиком услуги является сама организация в лице ее руководителя, но на моей практике нередки случаи, когда в качестве доверенного лица от организации за услугой обращались и специалисты по кадрам, и бухгалтеры.

– Ольга, а кто в организации отвечает за ведение кадрового учета, в том числе если в штате отсутствует кадровый работник?

– Вести кадровый учет обязаны все работодатели, как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. Организация кадрового делопроизводства и определение ответственных лиц входит в компетенцию работодателя, и по общему правилу это зависит от численности сотрудников и финансовых возможностей компании. В качестве основных вариантов организации кадрового учета и определения ответственных лиц можно рассмотреть следующие:

1. Отдел кадров. Если штат компании большой, целесообразно иметь соответствующее по кадрам.
2. Специалист по кадрам, который может быть «самостоятельной» штатной единицей, работающей по основному месту работы или по совместительству (ст. 60.1 Трудового кодекса РФ).
3. Специалист по совмещению (ст. 60.2 Трудового кодекса РФ). О данном лице говорим в случаях, если компания небольшая или ее финансовое положение не позволяет содержать самостоятельную штатную единицу по кадрам. На условиях совмещения может работать, например, секретарь, офис-менеджер. Но чаще всего кадровика заменяют бухгалтеры.
4. Руководитель компании. На практике руководители осуществляют ведение кадрового учета в случаях, когда компания недавно организована или штатное количество сотрудников достаточно мало.

Зона ответственности отдела кадров или отдельных лиц, осуществляющих данную деятельность, – кадровое делопроизводство и все, что с ним связано. Если в штате нет кадрового сотрудника и иного специалиста по кадрам (внешнего), то ответственным за ведение кадрового учета является руководитель компании.

– Ольга, предусмотрены ли административные санкции за нарушение порядка ведения кадрового учета?

– Конечно. Последствия нарушений, допущенных при ведении кадрового учета, могут быть крайне негативны. Административная ответственность может быть применена к правонарушителю не только в виде предупреждения или штрафа, но и в виде дисквалификации должностного лица. Так, ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение трудового законодательства. Стоит понимать, что нормы о кадровом делопроизводстве являются частью трудового законодательства. Например, нарушение в виде отсутствия штатного расписания квалифицируется по указанной норме, то есть как нарушение трудового законодательства, за него может грозить штраф от 1 до 70 тысяч рублей (ч. 1, 2 ст.5.27 КоАП РФ) или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях). И таких составов правонарушений, которые могут быть квалифицированы по ст. 5.27 КоАП РФ, достаточное количество. При определенных обстоятельствах некоторые нарушения удается переквалифицировать на более «мягкие» составы.

Причем ст. 5.27 КоАП РФ не самая суровая. За несоблюдение порядка составления документов и требований по охране труда предусмотрен штраф от 2 до 80 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП). Если организация допустит до работы сотрудника, который не прошел обязательный медицинский осмотр, то штраф составит от 15 до 130 тысяч рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Многие также забывают об ответственности за нарушение работодателем миграционного законодательства, например, при неуведомлении или нарушении порядка и (или) формы уведомления ФМС о заключении (расторжении) договора с иностранным гражданином – штраф: от 2 до 800 тысяч рублей (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).

– В чем состоит суть восстановления кадрового учета? Как пошагово происходит этот процесс?

– Восстановление кадрового учета – это именно наведение «порядка» в кадровом учете компании. Первым нашим шагом в восстановлении кадрового учета являются подготовительные мероприятия. На данном этапе мы проводим:

• анализ наличия всех необходимых кадровых документов;
• экспертизу содержания обязательных внутренних локальных нормативных актов и трудовых договоров;
• проверку правильности оформления имеющихся документов;
• выявление ошибок по основным кадровым процедурам.

Далее мы приступаем к постановке системы кадрового учета, а именно:

• дорабатываем имеющиеся или разрабатываем новые обязательные документы по кадровому учету;
• формируем полноценную систему кадрового учета с передачей всех документов в электронном виде заказчику.

И конечно мы обучаем ответственного сотрудника основам кадрового учета, подробно разъясняем правила ведения и заполнения основных кадровых документов, и проводим краткий экскурс по типичным возможным спорам с работником и как их не допустить.

– Ольга, на какие моменты при ведении кадрового учета вы рекомендовали бы обращать особое внимание работодателям?

– Это очень сложный вопрос, поскольку тут необходимо исходить из определенной ситуации. Все наши рекомендации имеют индивидуальный подход и ориентированы под конкретную компанию и ситуацию клиента. Если в общих чертах, то действительно стоит отметить, что при ведении кадрового учета ошибок допускается много. Дело в наличии теоретических знаний конкретного специалиста и практического опыта их применения. Я всегда рекомендую сотрудникам проводить регулярный мониторинг изменений законодательства, особенно сейчас, когда таких нововведений немало, повышать квалификацию, участвовать в тематических вебинарах. Нельзя обходиться и без кадрового аудита, постоянной проверки актуальности кадровых документов и содержащихся в них сведений.

Таким образом, хотелось бы еще раз обратить внимание, что ведение кадрового делопроизводства очень серьезная и ответственная работа, его нельзя запускать, и если в компании все-таки произошла такая ситуация, кадровый учет стоит незамедлительно приводить в порядок. При его восстановлении компания защитит себя от возможных штрафных санкций в случае проверки, а также трудовых конфликтов.