Передача дел при смене главного бухгалтера

Непродуманные действия при увольнении главного бухгалтера могут привести к неблагоприятным последствиям для организации. Для того чтобы их избежать, необходимо грамотно подойти к передаче дел преемнику и следовать определенным правилам. Эксперты департамента аудита, оценки и налогового консалтинга Консалтинговой группы «БАЗИС» представят рекомендации по действиям, которые необходимо предпринять при смене главного бухгалтера.

В первую очередь следует издать приказ о передаче дел и акт, в котором обязательно указать сроки, в которые дела будут переданы другим сотрудникам – заместителю или новому главному бухгалтеру. В приказе должно быть обозначено, за какие кварталы отчетность сдавал прежний бухгалтер, а за какие – вновь пришедший.

Перед увольнением бухгалтер обязан передать лицу, которое займет его место, все документы в бухгалтерии, материальные ценности, а также прописать в акте приема-передачи их перечень. 

Важно проверить отсутствие недоимки или переплаты по налогам – для этого нужно запросить в Федеральной налоговой службе справку о состоянии счетов. Напоминаем, что ФНС вправе приостановить операции по счетам организации в банке за неуплату налогов, сборов, страховых взносов, пеней и штрафов (п. 1 ст. 76 НК РФ), то есть счета вашей организации могут быть заблокированы, если бухгалтером вовремя не сдана или неверно заполнена налоговая отчетность.

Необходимо запросить доверенности, если ранее на бухгалтера выдавались таковые, направить уведомления об отмене доверенностей лицам, перед которыми бухгалтер представлял интересы организации (ст. 189 ГК РФ), а также аннулировать ключи доступа в «Клиент-Банк» и электронную подпись для сдачи отчетов.

Перед увольнением бухгалтера желательно сделать резервную копию бухгалтерской базы, проверить, все ли операции в нее вносились.

При смене главного бухгалтера мы рекомендуем проводить инициативный аудит вашей организации, для того чтобы выявить и устранить финансовые и налоговые риски, а также устранить возможные нарушения и предотвратить штрафные санкции.