Штатное расписание: обязанность или необходимость

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Универсальное определение штатного расписания можно взять из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Мы же рассмотрим данное понятие более широко, исходя из совокупности норм трудового права.

Итак, штатное расписание – это документ:

• определяющий штатную структуру и штатную численность работодателя;
• содержащий перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц;
• рассчитанный на неоднократное применение;
• не адресованный конкретным работникам;
• являющийся локальным нормативным актом, содержащим нормы трудового законодательства.

В настоящее время вопрос об обязательности наличия в компании штатного расписания носит дискуссионный характер. Как в юридической литературе, так и на практике существует две точки зрения по этому поводу.

Первая исходит из следующего: штатное расписание является локальным нормативным актом, принятие которого в силу ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) относится к праву, а не обязанности работодателя. Трудовой кодекс лишь дважды упоминает штатное расписание и прямо не регламентирует обязанность работодателей по его утверждению. Поэтому ведение штатного расписания – это лишь рекомендация работодателю, равно как и его форма, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вторая точка зрения абсолютно противоположна первой, и согласно ей штатное расписание обязательно для работодателя в силу следующего. Так, обязанностью работодателя по трудовому договору в силу ст. 56 ТК РФ является предоставление работнику работы по обусловленной трудовой функции. При этом трудовая функция может представлять собой работу по должности в соответствии именно со штатным расписанием (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Из этого следует вывод, что все-таки обязанность работодателя во всех случаях, когда он нанимает персонал для работы по должностям на основании трудовых договоров, иметь штатное расписание с перечнем этих должностей.

В обоснование второй точки зрения следует говорить и о том, что Фонд социального страхования РФ и Пенсионный фонд РФ зачастую обращали внимание страхователей (работодателей) на необходимость предоставления штатного расписания как документа, подтверждающего правильность и достоверность начисления страховых взносов, при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников.

Хоть с 1 января 2023 года в Российской Федерации начал свою работу Социальный фонд России, созданный путем реорганизации государственного учреждения – Пенсионного фонда – с одновременным присоединением к нему Фонда социального страхования, сведений о том, что Социальный фонд поменял или поменяет подход своих предшественников в отношении штатного расписания, не имеется.

В судебной практике также существует достаточное количество примеров, указывающих на необходимость наличия штатного расписания в организации и его правильного ведения. Категории дел разные.

Так, например, Верховный суд РФ в Постановлении от 15 июня 2020 г. № 20-АД20-2 в рамках дела о привлечении лица к административной ответственности за нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда отменил судебные акты нижестоящих судов и направил дело на новое рассмотрение, в частности потому, что в нарушение требований ст. 26.1 КоАП РФ судебными инстанциями должным образом не исследован вопрос о наличии в штатном расписании общества рабочих мест, в отношении которых специальная оценка условий труда подлежала проведению до момента проверки, в том числе не исследовано, предусмотрены ли в штатном расписании общества рабочие места, относящиеся к указанным в ч. 6 ст. 27  Закона о специальной оценке условий труда. А без штатного расписания достоверное и полное исследования данного вопроса невозможно.

В судебной практике имеются и дела, которые свидетельствуют, что отсутствие у работодателя штатного расписания или отсутствие в нем должностей, по которым работники осуществляют трудовую функцию, может наряду с иными обстоятельствами рассматриваться как основание для привлечения работодателя и его виновных должностных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

При этом в большинстве случаев штатное расписание является своеобразным спасательным кругом для работодателей как в трудовых спорах, так и в ходе проведения проверок надзорными органами, рассмотрения дел о привлечении к административной ответственности, в рамках рассмотрения судебных дел, поскольку играет роль допустимого, относимого и прямого доказательства правомерности действий/отсутствия вины работодателя в том или ином деянии.

Например, с помощью штатного расписания можно доказать обоснованность проведенного сокращения, сославшись на отсутствие доступных вакансий.

Таким образом, если ответ на вопрос обязательности ведения штатного расписания вызывает дискуссию, то ответ на вопрос необходимости его ведения, мы полагаем, однозначен: да, штатное расписание должны вести все компании.

Минимальный набор плюсов наличия штатного расписания для работодателя:

• позволяет абсолютно точно проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников, структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• упрощает отслеживание вакансий и осуществление подбора сотрудников на данные вакансии;
• является незаменимым доказательством в трудовых спорах;
• является важным гарантом успешного прохождения государственных проверок;
• минимизирует риски привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, штрафы по которой составляют до 50 000 руб.;
• минимизирует затраты работодателя на содержание «лишних» сотрудников;
• оптимизирует кадровую политику компании в целом.

Штатное расписание, как любой локальный нормативный акт, утверждается работодателем.

Например, в обществе с ограниченной ответственностью утверждение штатного расписания уставом общества может быть отнесено к компетенции общего собрания участников, единоличного исполнительного органа, совета директоров (наблюдательного совета).

Как указано выше, форма штатного расписания (форма № Т-3), утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, носит рекомендательный характер. Сам Трудовой кодекс РФ, упоминая штатное расписание, не устанавливает требований ни к его форме, ни к содержанию.

Поскольку штатное расписание предназначено для отражения сведений об имеющемся у работодателя штате, то есть о постоянном составе должностей (профессий, специальностей) и о количестве работников, осуществляющих по ним трудовую функцию, штатное расписание должно содержать наименования должностей (профессий, специальностей) и количество штатных единиц. Иную информацию работодатели могут не указывать!!!

Но тут стоит отметить, что само содержание штатного расписания может выходить за рамки рекомендуемой формы, т. е. законодатель дает работодателю право на разработку собственной формы.

Собственное штатное расписание обладает рядом преимуществ перед унифицированной рекомендуемой формой. В отличие от шаблона оно составляется с учетом вида деятельности компании, соответствующего правового регулирования этой деятельности и применяемых к нему специальных норм трудового законодательства, а также исходя из кадровой политики и иных интересов и целей работодателя.

Действующее законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагается, что составлять документ может любой уполномоченный сотрудник — руководитель, кадровик, бухгалтер, HR-специалист или другие специалисты на основании гражданско-правового договора. Обязанность по составлению и ведению таблицы должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного работника.

Однако процесс создания собственного штатного расписания не прост и требует верного определения, глубокого анализа подлежащих применению норм и фактической ситуации в компании. Помните, что максимально удобное собственное штатное расписание способно в значительной степени облегчить соблюдение норм трудового законодательства и необоснованных финансовых затрат (убытков) компании.

Специалисты департамента кадрового консалтинга АКГ «Базис» имеют внушительный опыт в сфере ведения штатного расписания, начиная с вопросов заполнения унифицированной формы, включения в нее дополнительных граф, порядка внесения изменений в штатное расписание, в том числе при сокращении штата, до разработки собственного штатного расписания, исходя из особенностей компании и интересов клиента.