Профилактика «негативной» дебиторской задолженности: снижаем риски образования

Успешность предпринимательской деятельности зависит от эффективности управления целым рядом ресурсов, в число которых входят денежные средства, дебиторская задолженность и другие. Невыполнение партнерами взятых на себя денежных обязательств – не редкость для бизнеса, в связи с чем вопросы, связанные с управлением дебиторской задолженностью, никогда не теряют своей актуальности.

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это право требования к контрагенту о выплате денежных средств.

Прогрессирующий рост ДЗ может свидетельствовать как о расширении предпринимательской деятельности, так и о недальновидных планах, неосмотрительных взаиморасчетах с контрагентами, которые, напомним, могут привести к:

• недостатку средств для удовлетворения собственных потребностей и обязательных срочных платежей;
• риску неисполнения должником договоренностей;
• необходимости заемных средств, соответственно снижению платежеспособности компании;
• расходованию неоправданных ресурсов на истребование долгов (материальные, временные, трудовые) и т. д.

Поэтому помимо контроля, анализа и возврата дебиторской задолженности одним из основных направлений работы с ДЗ является ее планирование/прогнозирование, за счет которого компания может уже на стадии выбора контрагента и принятия решения о заключении договора предусмотреть меры, направленные на оптимизацию ДЗ (превентивные меры).

На любом этапе работы с долгами (потенциальными или реальными) компаниям рекомендуется использовать юридические, экономические, а также психологические методы управления, которые могут быть свойственны и превентивным (предупреждающим/профилактическим) мерам.

К юридическим методам профилактического характера относится:

1. осмотрительный подбор контрагентов, что предполагает:

• детальное изучение рынка предложений, круга потенциальных контрагентов (партнеров);
• предварительная проверка выбранного потенциального контрагента (партнера), с использованием общедоступных сервисов. Проверке подлежат регистрационные сведения, финансовое состояние (платежеспособность/наличие долгов), деловая репутация контрагента и т. д.;
• проверки реальности осуществления предпринимательской деятельности потенциальным контрагентом (партнером).

2. осмотрительный подход к заключению договора, а именно - к его условиям. На данном этапе стоит понимать, что типовые условия для всех партнеров могут в разы увеличить риски быстрого роста ДЗ. Для каждого контрагента в договоре можно прописать свои условия, в т. ч. исходя из результатов предварительной проверки контрагента. Это может быть специально установленный график оплаты, сроки, способы расчетов, период отсрочки, штрафы за нарушение обязательств и много другое. Например, если договор заключается с новым партнером (впервые), срок рекомендуется устанавливать короче; с постоянными контрагентами можно установить более лояльные условия, с проблемными партнерами рекомендуется работать на условиях полной предоплаты. Мы рекомендуем при заключении договора отходить от шаблонов и стараться согласовывать индивидуальные условия, которые станут источником более продуктивной и безопасной работы.
3. ведение списков ненадлежащих партнеров («черный список»). К таковым не стоит относить всех, кто несвоевременно не исполнил обязательство, допустил просрочку платежа и т. д., поскольку причин может быть масса, в т. ч. уважительных. Чтобы не остаться без постоянных партнеров, тут также необходим индивидуальный подход. В данном случае речь идет о контрагентах, систематически нарушающих исполнение обязательств, о «злостных» нарушителях договорных условий.
4. «рандомные проверки». Даже у самых проверенных и постоянных партнеров может измениться финансовое положение дел. Поэтому с учетом специфики сделок, деятельности контрагентов, стоит проверять последних, например, перед каждой отгрузкой или отгрузкой с отсрочкой платежа, либо проводить ежемесячные проверки партнеров.
5. разработка локального акта компании – Регламента по работе с дебиторской задолженностью. Данный акт направлен на регулирование процесса работы с ДЗ в конкретной компании, с учетом специфики ее деятельности и наличия определенного персонала в штате. Регламент распределяет полномочия сотрудников, четко устанавливает порядок действий по предупреждению, анализу ДЗ, ведения по ее поводу переговоров, взысканию, списанию и т.д.
6. использование различных способов обеспечения исполнения обязательств. Это могут быть залог ценного имущества, поручительство третьих лиц, банковская гарантия и др.
7. наличие в компании профессионального юриста. Указанный специалист должен знать все правовые нюансы работы с дебиторскими долгами и своевременно их применять на практике.

К экономическим методам профилактического характера работы с ДЗ относим:

1. необходимость проведения детального и своевременного анализа состояния взаиморасчетов;
2. разработку и внедрение экономически эффективной тактики выбора компаний для сотрудничества;
3. отслеживание максимально допустимого размера ДЗ, с целью своевременного обращения в суд с требованием о взыскании долга, а далее при наличии оснований– признания должника банкротом, что уже является принципиальным и важнейшим обстоятельством для предотвращения «потери» долга (обращаем внимание, стоит также учитывать сроки для ведения переговоров и соблюдения претензионного порядка);
4. необходимость наличия в компании опытного и грамотного бухгалтера/финансиста.

В качестве психологических методов профилактики ДЗ принято использовать:

1. непосредственный (личный) контакт с контрагентом. Эта мера особенно действенна при выборе нового контрагента, но допустима и при рандомных проверках постоянных партнеров. В данном случае уместно говорить о необходимости ведения устных переговоров, обзоре фактического местонахождения контрагента, его офиса, складов;
2. стимулирование контрагентов на своевременное исполнение обязательств. Речь идет о предоставлении преимуществ. Например, это может быть скидка на услуги, товары, работы за досрочное перечисление аванса, оформление дальнейшего сотрудничества на более выгодных условиях за преждевременное или своевременное исполнения иного денежного обязательства контрагентом;
3. корректное напоминание контрагенту о приближающемся сроке исполнения обязательств, возможных негативных последствиях вплоть до возбуждения процедуры банкротства в отношении должника;
4. поощрение сотрудников компании за положительную и результативную работу с ДЗ, проведение своевременных взаиморасчетов с контрагентами и т. д.

Таким образом, мер профилактического характера, которые стоит использовать в целях минимизации рисков дебиторской задолженности, достаточно, и перечисленные выше не составляют их исчерпывающий перечень. Однако все они могут быть малоэффективны если у компании отсутствуют профессиональные юристы, эксперты в сфере бухгалтерского учета и налогообложения.

Специалисты правового департамента АКГ «Базис» имеют многолетний и успешный опыт работы с дебиторской задолженностью на любой стадии, включая стадию «банкротства должника», к каждому клиенту выбирается индивидуальный подход, учитывается специфика его деятельности, количество контрагентов и т. д.